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La multitarea afecta directamente a la productividad y a la eficiencia de las personas, haciendo la vida más estresante.

Este artículo está dedicado  a aquellas personas que creen en una vida a “altas velocidades”  y es más, que están muy orgullosas de ser capaces de combinar varias tareas de trabajo con cualquier tipo de actividad de su vida personal.

Vamos a examinar un ejemplo cotidiano, supongamos que estabas pensando en algún proyecto importante y, de repente, te distrae un mensaje en Facebook o Twitter. Esta distracción te lleva a un escenario en el que te distraes un poco de hilo de los pensamientos que parecían ser una respuesta adecuada para tu proyecto. ¡Ay! No eres capaz de recordar esa gran idea una vez que vuelves a trabajar en el proyecto. Esta es una de las más habituales desventajas de la multitarea.

De un tiempo a esta parte se viene creyendo que la multitarea es algo muy deseable. En todos y cada uno de los momentos que vivimos nos dedicamos a  múltiples tareas simultáneamente. Por ejemplo: escribimos  mensajes de texto mientras caminamos, enviamos correos electrónicos mientras nos reunimos, charlamos por teléfono mientras cocinamos. ¡Si una persona se dedica únicamente a realizar una tarea a la vez nos da la impresión de que está perdiendo el tiempo!

Los investigadores han demostrado que la multitarea no contribuye a la eficiencia, por el contrario afecta a la productividad reduciéndola hasta un  40 % y también puede ser perjudicial para la salud. Además, la multitarea conduce a la reducción de la actividad cerebral debido a la pérdida de densidad en una región del cerebro que es la responsable del control cognitivo y emocional, lo que se traduce en la reducción del cociente intelectual del individuo.

Una encuesta reciente llevada a cabo por los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades muestra el efecto de la multitarea en nuestra sociedad. El estudio evidencia que casi el 31 % de los conductores estadounidenses entre 18 y 64 años de edad leen mensajes de texto o de correo electrónico recibidos mientras se encuentran al volante y el 69 % informó que también hablan por teléfono móvil mientras conducen.

Echemos en primer lugar un vistazo a las desventajas de la multitarea para, a continuación, ofrecer las razones por las que se debería trabajar de forma secuencial y porqué es esto tan importante. Empecemos:

Es un importante factor de estrés: Los investigadores han comprobado que a los humanos no se les da bien la multitarea a nivel genético y que influye muy negativamente en la productividad. Lo que la gente no sabe es que la multitarea es una especie de interrupción frecuente de nuestro trabajo que inevitablemente produce estrés, y que, finalmente, se manifiesta en el estado físico y en la salud mental del individuo. Aunque la mayoría de los investigadores han aceptado que la multitarea afecta la productividad y la eficiencia, son pocos los expertos que creen que la multitarea en realidad puede aumentar en algo la productividad. Este aumento podría deberse a que cuando una persona está en el modo multitarea aumenta su presión mental en general y aparece el estado de urgencia, lo que podría ser un disparador positivo para hacer las cosas mucho más rápido. Sin embargo, los expertos consideran esta presión también es una forma de estrés que afecta a la fisiología y durante un largo período de tiempo podría afectar a la salud de forma global y también obstaculizar la capacidad de esa persona para centrarse en el trabajo importante.

Pérdida de concentración: Se ha observado que cuando el cerebro humano se centra en un único trabajo y en sus pensamientos relacionados es como mejor funciona. Por el contrario, cuando el cerebro humano intenta centrarse en múltiples pensamientos sin relación entre sí, puede encontrar frustrante hacer frente al bombardeo constante de pensamientos inconexos, y más aún si este esfuerzo es bajo la presión del cumplimiento de plazos. Por lo tanto, aunque podría parecer que la multitarea aumenta la productividad a corto plazo, a largo plazo no es sostenible. La acumulación de estrés no deseado hará que esa persona pierda su concentración, lo que afecta no sólo la productividad sino también la capacidad de afrontamiento en estos escenarios.

Lleva a la no consecución de objetivos y a la frustración: La multitarea es un círculo vicioso. Las personas que están acostumbrados a la multitarea no son capaces de completar los objetivos a corto plazo. Además, debido a la multitarea están ocupados todo el día; Sin embargo, al final del día parece que no fueron capaces de lograr mucho. Esta falta de cumplimiento por lo general conduce a la frustración, el estrés y la necesidad de llegar de nuevo a la multitarea con el fin de compensar el tiempo perdido y completar sus tareas más rápidamente.

Una vez vistos todos estos inconvenientes, nos surge un pensamiento inevitable, ¿cómo podemos llegar a hacer nuestras cosas más rápido sin caer en la multitarea? La respuesta es sencilla: priorizar nuestro trabajo y lograr que se haga en una secuencia que vaya de los de mayor prioridad avanzando hacia los de menor prioridad. Este cambio provocará que sienta que ha logrado objetivos y, por otra parte, las tareas con la que esté trabajando se realizarán más rápidamente porque podrá enfocar mejor su atención, y consiguientemente el estrés disminuirá.

Nueve claves para evitar la multitarea, una vez que ya nos hemos dado cuenta de su nocividad:

La multitarea es un mito: Con todas las cosas mencionadas anteriormente en este artículo habrán caído en la cuenta de que la multitarea efectiva es un mito, es fundamental tenerlo claro para evitar entrar en el modo multitarea.

Priorizar el trabajo y comenzar a trabajar temprano: Habitúese a preparar una lista de tareas para el día cada mañana y que sea en base de la prioridad de las tareas con respecto a sus objetivos. Concéntrese en realizar primero el trabajo más importante y deje el menos importante para el final del día, incluso pospóngalo para otro día llegado el caso. Trate de trabajar en las tareas prioritarias durante las primeras horas de la mañana, ya que dispondrá de más tiempo para dedicarle.

Mantenga los pensamientos que le distraen a raya: Esto es muy importante. Si una persona está trabajando en el ordenador debe procurar que todas las ventanas no deseadas (como Twitter, Facebook, mensajes de correo electrónico…) estén cerradas, porque si estas ventanas están abiertas cualquier notificación será una fuente de distracción y es probable que la persona pierda en su concentración. También es recomendable mantener el teléfono en silencio o desactivarlo dependiendo de la tarea en la que se esté trabajando.

Lugar de trabajo propicio: Es muy beneficioso para las personas trabajar en un entorno que facilite su concentración. También es recomendable aislarse de las interrupciones de otras personas, ya que pueden distraer su atención de la tarea.

Trate de practicar la técnica de las “tareas en racimo” (Cluster Tasking): Se ha observado que para algunas personas es una tarea tediosa tener que leer y responder a mensajes de correo electrónico, mensajes de texto y redes sociales a la vez. En este escenario, es recomendable utilizar la técnica Cluster Tasking en donde las personas pueden dividir sus tareas relacionadas en segmentos específicos para hacerles frente durante la hora específica del día. Por ejemplo, en el escenario anterior, la persona puede comprobar sus correos electrónicos y mensajes sólo tres veces al día: podría ser temprano por la mañana cuando llegan a la oficina, antes del almuerzo y hacia final del día.

Date tiempo a ti mismo: Esto es esencial para hacer crecer la capacidad de atención, que es de ocho segundos para la mente humana. Los investigadores dicen que si los seres humanos se dedicaran un tiempo para ellos y para sus pensamientos a diario, podrían aumentar su capacidad de concentración y a su vez su capacidad de atención.

Aprende a decir “NO”: A veces las personas dan demasiadas cosas por sentado, de ahí que sea tan necesario aprender a decir NO. Cuando una persona trata de hacer todas las cosas que le piden, se producen atascos en su trabajo, y el trabajo a medio terminar es la principal causa de frustración. En su lugar deberíamos  aprender a decir no, así nos libraremos de la frustración constantemente y la persona que solicita el favor también sabrá con toda seguridad que usted no va a hacer la tarea, porque así se lo habrá dicho. Esto puede ayudar a que nos concentremos mejor en nuestro trabajo.

Aprende a vivir en el presente: Se ha observado que cuando una persona está constantemente pensando en el pasado o preocupado por el futuro, su concentración en el trabajo se ve afectada e, inevitablemente, se produce al síndrome de dispersión cerebral. Por lo tanto, aprende a vivir en el presente con el fin de obtener la verdadera esencia de tu vida, incluyendo el trabajo, las relaciones y todos los otros aspectos que más te importan.

Pregunta a tus amigos, colegas y miembros de tu familia: Llegados a este punto, creo que serás plenamente consciente de lo importante que es apegarse a una sola tarea. Sin embargo, es posible que cualquier persona recaiga en el modo de multitarea, ya que se ha convertido en un hábito mantenido durante un largo tiempo. De ahora en adelante, di a tus colegas inmediatos, familiares y amigos que te avisen si llegan a verte en el modo multitarea, por si no te has dado cuenta.

Parece que la única vía para llevar un estilo de vida más satisfactorio es pasar del modo multitarea al modo de única tarea. Esperamos que el lector pueda sacar provecho de las ideas que hemos intentado transmitirles y que puedan disfrutar de la tranquilidad de centrarse en una única tarea simultánea a partir de ahora.

Traducción de Raúl Padilla del artículo publicado en

http://www.techworm.net/2015/05/why-is-it-essential-to-stop-multitasking.html 

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